Archiui

Panoramica

Archiui è l’ambiente digitale in cloud che integra i migliori strumenti per la catalogazione, la pubblicazione online e la valorizzazione del patrimonio culturale. Mettendo sempre al centro i contenuti.

Per chi

Archiui è cresciuto insieme alle realtà che l’hanno scelto: oltre 200 tra istituzioni, archivi pubblici e privati, musei, teatri e aziende. Grazie a questa esperienza, Archiui ha sviluppato soluzioni specifiche per le esigenze di archivi e centri di documentazione, comuni, musei e fototeche, realtà dello spettacolo dal vivo, festival, aziende. Archiui è inoltre la soluzione ideale per le reti di enti (sistemi archivistici e bibliotecari, reti museali), grazie alla possibilità di creare strutture collaborative che permettono autonomia di gestione, condivisione dei dati e pubblicazione di un portale personalizzabile.

Archiui Corporate

Archiui Corporate è la prima piattaforma standard dedicata alle esigenze delle piccole e medie aziende. L’idea è quella di fornire al mondo corporate uno strumento sicuro ma maneggevole per mettere a sistema i suoi contenuti, proteggere il brand e valorizzare la propria storia.

Archiui Arte e Archiui Cultura

Catalogazione

L’interfaccia di catalogazione di Archiui è realizzata a partire da uno dei software open source più utilizzati e apprezzati a livello internazionale: CollectiveAccess. Scegliere CollectiveAccess significa fare propria l’esperienza delle migliaia di enti e di sviluppatori che vi lavorano ogni giorno, e garantire un sistema sempre aggiornato e al passo con l’evoluzione tecnologica. Archiui ha integrato in CollectiveAccess numerose funzioni esclusive, quali i widget per l’accesso rapido alle operazioni più frequenti e gli strumenti di gestione, riordinamento e ricerca. Sono stati inoltre modellati nuovi tracciati descrittivi conformi ai più diffusi standard nazionali e internazionali.

La struttura relazionale

Con Archiui è possibile creare schede specifiche per catalogare un’infinita varietà di oggetti e unità documentali. Si possono inoltre descrivere tutti i livelli della gerarchia archivistica (superfondo, fondo, fascicolo, ecc…), entità, luoghi, prestiti, collezioni, eventi, bibliografie/fonti, collocazioni di conservazione, associando ad ogni scheda qualunque tipo di media digitale (foto, audio, video, pdf, modelli 3d). Le schede sono collegate tra loro sia dalla struttura gerarchica, sia da una ricchissima rete di relazioni descrivibili attraverso metadati specifici, moltiplicando esponenzialmente le possibilità di ricerca.

Gli strumenti

L’interfaccia di catalogazione presenta un pannello di controllo totalmente personalizzabile con una serie di widget, tra cui quelli per l’esplorazione delle collezioni, per il rilevamento delle statistiche, l’anteprima media, il modulo di ricerca avanzata, la catalogazione offline, la catalogazione derivata da SBN. Gli strumenti di gestione includono il riordinamento e la rinumerazione automatica, il calcolo automatico della consistenza e dell’arco cronologico dei fondi. Oltre alla ricerca libera e all’esplorazione con filtri, è disponibile una ricerca avanzata totalmente personalizzabile, nei campi e nella visualizzazione dei risultati. E’ possibile modificare massivamente i risultati di una ricerca o esportarli facilmente in diversi formati (Excel, Word, csv, pdf con anteprime media).

Collaborazione e accessi

Archiui è web based. Ciò significa che non necessita di alcuna installazione su server locale: per cominciare a lavorare basta un browser e le credenziali di accesso. È dunque possibile accedere al catalogo da qualunque luogo e da qualunque computer/tablet/smartphone connesso, collaborando anche a distanza e in contemporanea con il proprio team. Ogni collaboratore ha le proprie credenziali di accesso, differenziabili per 4 ruoli con privilegi diversi, dall’Admin (che può gestire il catalogo ma anche pagamenti e fatture) fino al Ricercatore (che può consultare, ma non apportare modifiche). L’intero catalogo e i relativi media sono ospitati in cloud, con la massime garanzie di sicurezza per la conservazione dei dati.

Interoperabilità

Il senso di un archivio digitale contemporaneo è l’interoperabilità, che garantisce sopravvivenza dei dati a lungo termine, libertà di scelta, accessibilità, diffusione, autorevolezza. Per questo i tracciati di Archiui sono in linea con gli standard riconosciuti a livello nazionale e internazionale, quali ISAAR, ISAD(G), ICCD, Dublin Core, VIAF, FOAF ecc… I cataloghi gestiti con Archiui possono quindi confluire nei sistemi di aggregazione del sapere a tutti i livelli. L’adesione agli standard in uso consente ad Archiui di beneficiare di funzionalità uniche sul mercato, quali la catalogazione derivata da SBN dei beni bibliografici, grazie al protocollo Z3950. I dati inseriti su Archiui restano di esclusiva proprietà del cliente. In qualunque momento è possibile esportarli autonomamente in vari formati (tra cui l’XML in formato EAD3) compatibili con i diversi sistemi in uso.

Pubblicazione

Archiui dispone di un’interfaccia di pubblicazione straordinariamente flessibile, sincronizzata in tempo reale con il catalogo. Si tratta di un vero e proprio sito individuale, ospitato sul dominio di Archiui o su un dominio di proprietà del cliente. Per pubblicare online la pagina non serve alcun intervento specialistico e nessun costo aggiuntivo: basta un click dell’operatore. Allo stesso modo è l’utente a scegliere quali schede, (e quali informazioni all’interno di ogni scheda) rendere visibili online.

Personalizzazioni

Il sito creato con Archiui è ampiamente personalizzabile: è possibile scegliere i colori, le immagini in evidenza, testi, logo. Tutte le modifiche possono essere fatte dall’utente loggato intervenendo direttamente sulla pagina, senza bisogno di accedere a un backend di controllo. Il sito è multilingue, fruibile da dispositivo mobile e consultabile anche in dark-mode. Una novità assoluta è la struttura modulare, che consente di attivare o nascondere tutti i moduli aggiuntivi di cui un sito ha bisogno, e di comporre la propria pagina scegliendone la disposizione.

I moduli attivabili sulla homepage del pacchetto “BASE” sono:

  • - ABOUT: la classica sezione “Chi siamo”, per presentare l’archivio;
  • - INFO: contatti, prezzi, indicazioni: tutto ciò che c’è da sapere, sempre in evidenza.
  • - PERCORSI TEMATICI: il modulo per viaggiare attraverso il patrimonio, collegando testi, media e schede di catalogo
  • - PARTNER: una sezione con loghi e link di partner, amici, collegamenti suggeriti, ecc...
  • - SEARCHBAR: una barra di ricerca con suggerimenti, per chi è in cerca di ispirazione.

Il pacchetto “PRO” dispone inoltre dei moduli:

  • - TIMETABLE: Per segnalare gli orari di attività e le iniziative, giorno per giorno;
  • - BREAKING NEWS: Una barra in evidenza in cima alla homepage, per segnalare novità e informazioni urgenti
  • - ESPLORA: una vetrina per le immagini più belle dell’archivio, raggruppate per temi
  • - QUOTE: una bacheca delle citazioni più interessanti
  • - NEWS: notizie, articoli, approfondimenti, per tenere vivo il sito con un po’ di blogging
  • - MODULO NEWSLETTER: per consentire a chi visita la pagina di iscriversi alla newsletter dell’archivio.

L'esplorazione

Il sito creato con Archiui dedica una sezione molto ricca alle diverse modalità di esplorazione dell’archivio. Anche in questo caso alla ricerca semplice e avanzata con filtri, suggerimenti e operatori and/or, presente su tutte le soluzioni, è possibile aggiungere vari moduli che rappresentano altrettanti punti di accesso al patrimonio.

Nel pacchetto “BASE” sono disponibili:

  • - ALBERO con la gerarchia archivistica
  • - PANNELLO con numeri e statistiche dell’archivio
  • - PIN, una bacheca su cui ciascun utente loggato può appuntare le schede di suo interesse e ritrovarle all’accesso successivo.

Nel pacchetto “PRO” si aggiungono:

  • - ESPLORAZIONE PER TEMI
  • - ESPLORAZIONE PER COLLEZIONI
  • - MAPPA interattiva
  • - TIMELINE con possibilità di marcare punti di interesse (Milestones)
  • - SHUFFLE, con suggestioni di ricerca provenienti dalla base dati.

Archiui Premium

Per realtà ad alto grado di complessità e con esigenze particolari, è possibile richiedere la personalizzazione della piattaforma in ogni sua parte. Dai tracciati catalografici, che possono essere creati ad hoc, al frontend costruito su misura come estetica e funzionalità, fino alla possibilità di installare la piattaforma su server del cliente. I progetti Premium, dalla fase di definizione alla consegna, vengono curati da un project manager dedicato che affianca il cliente nell’ideazione del miglior prodotto possibile.

Archiui in rete

È possibile collegare in rete diverse realtà che utilizzano Archiui, creando una struttura in cui ogni ente mantiene autonomo il proprio catalogo e l’interfaccia di lavoro, ma condivide il portale di pubblicazione. Si possono inoltre mettere in comune le entità (luoghi, persone, ecc..) e gli authority file in generale, in modo da velocizzare e validare reciprocamente il lavoro di catalogazione. Questa struttura è la soluzione ideale per sistemi archivistici, reti museali, raggruppamenti tematici (es. Archivi Lazio ‘900) o geografici (Rete Musei Senesi, Polo del 900 di Torino).

Passare ad Archiui

È sempre possibile, salvo casi eccezionali, migrare in Archiui una base dati informatizzata ( export in formati standard quali XML, JSON e CSV). Ogni migrazione è sempre preceduta da una valutazione dello staff di Archiui e da una mappatura delle schede condivisa con il cliente, per garantire il passaggio senza alcuna perdita di informazione. Attualmente, per un periodo limitato, Archiui offre in promozione la migrazione gratuita senza limite di record dai seguenti software: Arianna, Archimista, Gea, Guarini Archivi, Sesamo, Sebina, Xdams per chi sottoscrive un abbonamento triennale al pacchetto PRO. Per record provenienti da qualunque altro software, Archiui si riserva di valutare la fattibilità della migrazione gratuita.

La porta di ingresso all'ecosistema promemoria

Archiui è un prodotto di Promemoria Group. Sceglierlo significa entrare in contatto con uno staff di project e digital media manager, ricercatori, archivisti, catalogatori, informatici, programmatori, web designer, grafici, video maker, copywriter, architetti e restauratori specializzati nella valorizzazione dell’archivio e dei suoi contenuti. Promemoria è sempre a fianco dei propri clienti non solo per assisterli in caso di necessità, ma anche per mettere a disposizione competenze e servizi integrati. Dalla digitalizzazione alla content curation, dall’allestimento all’editoria.

Digitalizzazioni

I contenuti sono il cuore di un archivio digitale. Per questo chi sceglie Archiui ha la possibilità di digitalizzare gratuitamente una certa quantità di documenti (variabile in relazione al pacchetto scelto) grazie al servizio professionale offerto da Promemoria Group. [Scopri i dettagli nella sezione prezzi]

Archivio Magazine

Archivio, edito da Promemoria Group, è il primo magazine dedicato agli Archivi. Non una rivista specialistica, ma un semestrale che racconta in ogni numero un tema della realtà contemporanea a partire dai contenuti degli archivi storici. L’abbonamento ad Archivio Magazine è compreso per le realtà che scelgono Archiui.