Inserire una nuova scheda

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Dalla Barra degli strumenti, avvicinando il cursore alla voce NUOVO comparirà un menu di tutti gli elementi che è possibile inserire manualmente all’interno dell’archivio (la compilazione delle schede viene trattata in modo più approfondito in un capitolo successivo di questa guida).

13.nuovaScheda

Nota: L’inserimento di un oggetto seguendo questa metodologia lo collocherà al livello più alto della gerarchia e nel caso in cui volessimo collocarlo all’interno di un particolare fondo o serie dovremo poi trascinarlo nella posizione corretta utilizzando gli strumenti della Gestione Archivi.
Se invece ci interessa inserire un nuovo oggetto direttamente all’interno della gerarchia di appartenenza, dovremo seguire il metodo illustrato in questa sezione della guida.

1. Oggetti/Schede
     1.1 Unità complesse
     1.2 Unità semplici
2. Entità
3. Luoghi
     3.1 Georeferenziazione
4. Collezioni
5. Bibliografie
6. Eventi
7. Temi
8. Collocazioni di conservazione
9. Lotti di oggetti

 

1. Oggetti/Schede

Avvicinando il cursore alla voce Oggetti/Schede del Menu NUOVO, è possibile selezionare la tipologia dell’oggetto che si desidera aggiungere. Le tipologie di oggetti comprendono Complessi archivistici, Serie, Unità archivistiche e unità documentarie.

     1.1 Unità complesse

Le unità di livello superiore sono organizzate in Complessi archivistici, Serie e Unità archivistiche. Avvicinando il cursore alla voce Complesso archivistico, è possibile creare un Complesso di fondi / Superfondo, un Fondo, un Subfondo o una Collezione / Raccolta.

14.unitaComplesse

 

     1.2 Unità semplici

Le unità di livello inferiore sono raggruppate all’interno della categoria Unità documentaria. Avvicinando il cursore come nell’immagine sottostante, vengono visualizzate tutte le sotto-categorie delle unità documentarie ed è possibile creare schede per la catalogazione di documenti, audiovideo, unità bibliografiche, corrispondenze, delibere, fotografie, materiali iconografici, manoscritti, verbalioggetti.

2. Entità

Sempre aprendo il menu NUOVO, è possibile creare una nuova entità selezionando una delle tre tipologie: Ente, Famiglia o Persona. Le schede descrittive delle entità sono state create modellando CollectiveAccess per rispondere allo standard ISAAR (International Standard Archival Authority Record).

3. Luoghi

Archiui contiene al suo interno un elenco di tutti i comuni italiani raggruppati per regione e provincia.  I luoghi sono organizzati gerarchicamente, per cui al di sotto del nodo principale (ISADG Coverage Autohority) si trovano i paesi (Italia è l’unica nazione inserita di default), le regioni, le province, i comuni…

15.nuovoLuogo

 

Le tipologie di luogo disponibili sono città, continenti, fiumi, frazioni, laghi, paesi, province, quartieri, regioni, altro.
Cliccando su Luogo dall’elenco del menu NUOVO della barra degli strumenti è possibile inserire un nuovo luogo. L’azione porta al visualizzatore di gerarchia dei luoghi, dove sarà necessario decidere la tipologia del luogo che si vuole inserire e la sua posizione all’interno della gerarchia.
Per selezionare la tipologia, occorre aprire il menu a tendina visualizzato nell’immagine sottostante.

12. tipoLuogo

Scelta la tipologia, dovremo posizionare il visualizzatore di gerarchia sul livello all’interno del quale vogliamo inserire il nuovo luogo.
Poniamo di volere inserire ad esempio una nuova città sotto la provincia di Cuneo (vedi immagine sottostante). Dal menù a tendina selezioneremo la tipologia “città” e poi andremo a posizionare il cursore sull’icona della freccia 14.freccia, che aprirà il primo livello della gerarchia di luoghi ISADG. Cliccheremo poi sulla stessa icona 14.frecciaposta di fianco al nome del paese (Italia), poi sulla stessa icona della regione che ci interessa (Piemonte) e quindi sull’icona 14.frecciadella provincia (Cuneo) sotto cui intendiamo inserire la città desiderata.
Quando avremo scelto la tipologia e la posizione gerarchica, cliccheremo sull’icona 16.aggiungiElementoche si trova di fianco al menu a tendina e potremo compilare la scheda descrittiva del nuovo luogo.
13.gerachiaLuogo

Se volessimo invece inserire un elemento al di sotto del livello inferiore della gerarchia (ad esempio una frazione sotto alla città di Alba), selezioneremo “frazione” dal menu a tendina delle tipologie e andremo a posizionare il cursore sull’icona di un cerchio grigio (cerchiata in rosso nell’immagine sottostante), che sta a indicare il fatto che il livello in questione non contiene elementi al suo interno.
Anche in questo caso, dopo avere scelto tipologia e posizione gerarchica potremo inserire un nuovo luogo cliccando sull’icona 16.aggiungiElemento.

15.frazione

     3.1 Georeferenziazione

Nella schermata RELAZIONI possiamo trovare un metadato che ci permette di geolocalizzare il luogo inserito. Questa operazione è particolarmente importante su Archiui Cultura, perché se un luogo sarà georeferenziato correttamente, ogni volta che lo relazioneremo con un altro elemento verrà segnalato con un’icona sulla mappa che appare nella home page del front end, contribuendo a creare un’interessante rappresentazione geografica e visiva del patrimonio.

I comuni italiani già presenti nel database di Archiui sono già referenziati geograficamente, ma volendo inserirne di nuovi è sempre consigliabile accedere alla schermata RELAZIONI e compilare il metadato intitolato Georeferenziazione. Anche senza possedere le esatte coordinate del luogo, basterà scriverne il nome all’interno del campo che si trova sotto la mappa e premere invio.
51.georef

Il sistema a questo punto aggiornerà la pagina e inserirà automaticamente il luogo sulla mappa.
Relazionando poi il luogo con un elemento del patrimonio, il luogo in questione verrà visualizzato automaticamente sulla mappa presente sul front-end di Archiui.

51.georefFront

4. Collezioni

Le collezioni sono raccolte di oggetti/schede che vengono raggruppate all’interno di una collezione attraverso un rapporto di relazione (per creare una relazione tra oggetto e collezione, vedi la sezione della guida dedicata alla compilazione).
La creazione di una collezione si ottiene cliccando su Collezione dal menu NUOVO della Barra degli strumenti.

5.Bibliografie

Per creare una scheda bibliografica, occorre selezionare Bibliografia dal menu che appare in home page avvicinando il cursore alla voce NUOVO della barra degli strumenti.

6. Eventi

Archiui consente di descrivere un evento attraverso una scheda apposita ottenuta modellando CollectiveAccess. Per creare una nuova scheda descrittiva di un evento, la metodologia è la stessa: basta avvicinare il cursore alla voce NUOVO della barra degli strumenti e appariranno tutte le opzioni disponibili.

7. Temi

Per temi si intendono degli elementi concepiti per raggruppare altri elementi (oggetti, entità, eventi…) uniti da un’affinità tematica. Un tema è quindi un descrittore relazionato a una serie di elementi che saranno poi visualizzabili aprendo la scheda del tema in questione.

8. Collocazioni di conservazione

Le collocazioni di conservazione sono i luoghi preposti alla conservazione fisica degli elementi presenti all’interno dell’archivio. La creazione e l’ordinamento gerarchico di questi elementi è molto simile a quella utilizzata nella creazione dei luoghi.
Anche in questo caso dovremo selezionare la tipologia desiderata dal menu a tendina del visualizzatore gerarchico e poi selezionare il livello della gerarchia all’interno del quale vogliamo creare la nuova Collocazione di conservazione.
A questo punto cliccando sull’icona 16.aggiungiElemento verremo reindirizzati alla scheda vuota della nuova Collocazione di conservazione.

17.collocazioneCons

 

9. Lotti di oggetti

I lotti sono raggruppamenti di oggetti generalmente acquisiti nell’ambito di una stessa occasione. Per creare un lotto di oggetti occorre selezionare una tipologia di lotto dal sottomenù che si apre di fianco alla freccia grigia collocata accanto alla voce Lotto del Menu NUOVO. Le tipologie di lotto disponibili sono acquistodepositodonazionelascitoprestitoversamento.