Compilazione e modifica

1. La struttura della scheda
1.1 Albero contestuale
2. Tipologie di dato
2.1 Campi testo
2.2 Campi testo con valori suggeriti
2.3 Campi numerici
2.4 Campi data
2.5 Campi lista
2.6 Campi relazionali
2.6.1 Le tipologie di relazione
2.6.2 Le relazioni con luoghi
2.6.3 Attributi delle relazioni
2.7 Campi ripetibili
2.8 Contenitori
3. Metadati principali
3.1 Titolo
3.2 Date
3.2.1 Data (normalizzata)
3.2.2 Data (testo libero)
3.3 Identificativo
3.4 Visibilità della scheda
3.5 Visibilità delle immagini
4. Sommario
5. Salvataggio e visualizzazione della scheda in front-end

 

1. La struttura della scheda

45.struttura

 

La scheda di catalogazione di CollectiveAccess è organizzata in schermate che raggruppano una serie di metadati su base contestuale (Identificazione, Contesto, Contenuto, Accesso e utilizzo…).
Aprendo una scheda qualunque, possiamo vedere l’elenco delle schermate nella parte bassa della colonna di sinistra. Per passare da una schermata all’altra è sufficiente cliccare sulla schermata desiderata (nel caso in cui avessimo apportato delle modifiche alla scheda, sarà prima necessario salvare il nostro lavoro cliccando sull’icona Salva).
Proseguendo sulla colonna di sinistra dal basso verso l’alto, sopra l’elenco delle schermate troviamo un riquadro di log che mostra la data dell’inserimento della scheda e quella dell’ultima modifica.
Salendo ancora, proprio sotto il titolo dell’oggetto, sono collocate cinque icone.

46.icone

 

Queste icone, nell’ordine, ci consentono di:

  • inserire l’oggetto all’interno di un elenco di oggetti visualizzati
  • cambiare la tipologia dell’oggetto (es: trasformare un documento in un verbale, un fondo in una serie ecc…
  • creare un record-figlio
  • duplicare l’oggetto
  • espandere o richiudere il riquadro di log sottostante

Sopra alle icone troviamo il Titolo della scheda, preceduto dall’indicazione del record-padre (se presente) e seguito dall’identificativo dell’oggetto.
Sopra al titolo viene visualizzata la tipologia dell’oggetto che stiamo modificando.
Nel caso in cui provenissimo da una pagina di ricerca, cliccando sul link RISULTATI (il primo elemento della colonna) ritorneremmo ai risultati di ricerca.

In alto, nella parte centrale, la pagina mostra le icone di salvataggio, annullamento delle modifiche, cancellazione della scheda (serve ulteriore conferma per eliminare la scheda) e una freccia che regola l’espansione e la chiusura delle finestre di compilazione dei metadati.

47.salvaAnnulla

1.1 L’albero contestuale

Nella parte sinistra dello schermo è presente l’icona dello strumento ESPLORA RISORSE.
Cliccando su questa icona si aprirà una rappresentazione grafica della gerarchia del patrimonio (albero), che andrà a occupare  il lato sinistro dello schermo.

48.struttura

2. Tipologie di dato

La compilazione delle schede attraverso l’interfaccia di CollectiveAccess prevede la possibilità di incontrare campi differenti, pensati per ospitare diverse tipologie di dato. Di seguito un elenco delle tipologie principali.

2.1 Campi testuali

La tipologia di campo più frequente è quella a testo libero. I metadati a testo libero (riconoscibili perché il campo di inserimento non è contraddistinto graficamente) possono ospitare qualsiasi tipo di valore, testuale o numerico, con o senza punteggiatura. La dimensione del campo varia a seconda della lunghezza probabile del dato inserito, per cui si incontreranno finestre più grandi per i metadati descrittivi (ad esempio le Note o la Descrizione fisica).
Per alcuni metadati è stato impostato un campo testo con Rich Text, all’interno del quale è possibile utilizzare una serie di opzioni di formattazione (grassetti, corsivi, elenchi, link…)

campiTesto

2.2 Campi testo con valori suggeriti

29.txtSuggest

Alcuni campi testo attivano dei suggerimenti di compilazione, offrendo la possibilità di completare l’inserimento cliccando sulle opzioni che appaiono su un menu a tendina popolato con i valori precedentemente inseriti all’interno di quel campo.

2.3 Campi numerici

I campi numerici possono ospitare solamente delle cifre. Cercando di inserire un testo, dopo il salvataggio si otterrebbe un messaggio di errore.

2.4 Campi data

I campi data sono riconoscibili dall’icona di un calendario collocato alla destra della finestra di inserimento.
Per una corretta compilazione delle date si veda il paragrafo 3.2 di questa sezione.

2.5 Campi lista

Alcuni campi prevedono la scelta tra un numero chiuso di valori raggruppato in una lista.

31.liste
In questa sezione della guida troverete le istruzioni per aggiungere, modificare o cancellare lemmi dalle liste di CollectiveAccess.

2.6 Campi relazionali

I campi relazionali sono concepiti per ospitare relazioni tra tabelle di Collective Access. Se compilati creeranno dei collegamenti tra record di tipologie analoghe o diverse. Possono quindi essere concepite relazioni tra oggetti ed enti, tra oggetti e luoghi, tra oggetti e collezioni, tra eventi e persone, tra oggetti e bibliografie, tra persone e luoghi… Ma anche tra oggetti e oggetti, tra persone e persone.
Si possono incontrare campi relazionali in ognuna delle schermate della scheda e all’interno della schermata RELAZIONI sono riassunti tutti i campi relazionali che è possibile compilare. Ad esempio una relazione di tipo Autore tra un’unità documentale e un persona può trovarsi nella schermata IDENTIFICAZIONE della scheda del documento, ma sarà possibile stabilire lo stesso tipo di relazione anche all’interno della schermata RELAZIONI, all’interno del campo Enti, Persone, Famiglie collegate.

Questo video tutorial mostra come inserire una relazione tra due elementi catalogati in Archiui:

2.6.1 Tipologie di relazione

Compilando un campo relazione, abbiamo la possibilità di definire il collegamento assegnando alla relazione una tipologia specifica. Ad esempio una relazione tra un oggetto e un’entità può mettere in collegamento un libro con il suo autore (quindi una scheda bibliografica con un’entità di tipo persona) o una scheda audiovideo con il regista dell’opera.

Poniamo ad esempio di dover compilare il campo Autore di una scheda audiovideo, come nell’immagine sottostante.

32.tipoRelazione

All’interno del riquadro di compilazione dovremo inserire il nome dell’entità che intendiamo relazionare. Se l’entità è già esistente, CollectiveAccess ci fornirà un’opzione di completamento automatico durante la digitazione, mentre se l’entità non esiste ci offrirà l’opportunità di crearla cliccando su una finestra che aprirà una scheda di inserimento rapido.
Dopo avere inserito il nome della persona, ente o famiglia, si aprirà un menu a tendina con tutte le tipologie di relazione disponibili, tra le quali potremo selezionare quella desiderata.
Cliccando su Aggiungi autore potremo inserire un altro nominativo.

Questa metodologia funziona per il relazionamento di oggetti, entità (enti, persone, famiglie), eventi, temi, bibliografie, collezioni.
Per quanto riguarda le relazioni con dei luoghi si veda il paragrafo successivo.

2.6.2 Le relazioni con luoghi

Nel momento in cui volessimo inserire una relazione con un luogo ci troveremmo di fronte a una finestra di inserimento come quella illustrata nell’immagine sottostante.

45.relazioniLuoghi

La condizione necessaria perché l’inserimento vada a buon fine è che il luogo da relazionare sia già presente all’interno del sistema (per le istruzioni sull’inserimento si veda questo paragrafo della guida). A questo punto andremo a digitare il nome del luogo in questione nel riquadro di ricerca e CollectiveAccess ci fornirà delle opzioni di autocompletamento. Cliccando su una di queste opzioni, il sistema ci porterà all’interno della gerarchia, dove dovremo selezionare il luogo da relazionare con un doppio click.

58.luoghi

2.6.3 Attributi delle relazioni

Dopo avere creato la relazione e assegnato la tipologia, dovremo cliccare sull’icona Salva (posta in cima o al fondo della scheda) per apportare la modifica.
Una volta completato il salvataggio, la relazione cambierà aspetto grafico e mostrerà di fianco al nome e alla tipologia l’icona di una graffetta.

34.allegatiRelazione

Cliccando sulla graffetta si aprirà una schermata contenente dei metadati descrittivi di quella particolare relazione.

2.7 Campi ripetibili

Alcuni campi hanno la possibilità di essere replicati, inserendo più di un dato al loro interno (ad esempio può essere necessario inserire più date o più relazioni con enti o persone).
I campi ripetibili sono riconoscibili dal fatto che presentano l’icona 35.Aggiungi seguita dalla scritta Aggiungi.

2.8 Contenitori

I contenitori sono celle di inserimento che racchiudono un gruppo di campi necessari a descrivere un dato nel dettaglio.
Nel caso in cui il contenitore fosse ripetibile, è possibile inserire ulteriori dati cliccando sul tasto Aggiungi.

36.Container

3. Metadati principali

 

3.1 Titolo

Il titolo è un campo ricorrente in tutte le schede di CollectiveAccess e andrebbe sempre compilato. Il titolo principale si trova per gli oggetti nel campo Denominazione/Titolo, mentre all’interno del campo Altri titoli si possono inserire i titoli secondari.
Il titolo principale degli oggetti è quello che viene visualizzato nell’albero gerarchico del patrimonio e che viene utilizzato dal sistema durante la ricerca semplice.
Nelle entità invece (Enti, Persone, Famiglie) il titolo è costituito dal contenitore Denominazione di autorità: il titolo della scheda corrisponde al sottoelemento chiamato Nome da visualizzare.

37.titoloEnt

3.2 Date

La data viene rappresentata su Archiui da un contenitore con tre sottoelementi. I più importanti sono quelli chiamati Data CA e Data, che per una corretta catalogazione andrebbero compilati entrambi. Il terzo è un metadato testuale pensato per ospitare delle note alla data o la motivazione della cronologia.

97.dataNormLibera

 

3.2.1 Data (normalizzata)

Questo è un campo di tipo data range concepito per ospitare date che possano essere riconosciute e parsificate da CollectiveAccess, permettendo al software di analizzarle in fase di ricerca per restituire risultati ordinati cronologicamente.
Necessariamente quindi le date inserite qui dovranno rispondere a parametri specifici. Il campo accetta formati come 1 marzo 2007, 1/3/2007 oppure intervalli di date come 3 Luglio 1996 – 2 Agosto 2000Importante: questo campo non viene visualizzato sul front-end del sito, quindi per una corretta catalogazione è consigliabile compilare sia il campo Data CA che il campo Data.

3.2.2 Data (testo libero)

Il campo Data è quello che verrà visualizzato degli utenti sul front end del sito. Si tratta di un campo testuale in cui è possibile descrivere liberamente i dettagli cronologici della scheda. Qui sono ammessi tutti i tipi da dato, incluse diciture come XX secolo (che invece nel campo Data CA dovrebbe essere esplicitato nel formato 1901-2000) o anni ’80, oppure date dedotte come [3 luglio] 1996.

3.3 Identificativo

L’identificativo ogni scheda con un codice univoco. Non sono ammessi valori duplicati ma Archiui compila automaticamente gli identificativi degli Oggetti/Schede, Entità, Eventi, Bibliografie e Temi.

3.4 Visibilità della scheda

Un metadato molto importante è quello intitolato Visibilità della scheda. La sua funzione è quella di regolare la visibilità della scheda sul front end dell’installazione di Archiui, decidendo in sostanza quali schede saranno visibili agli utenti.
Il metadato si trova all’interno della schermata CONTROLLO ed è composto da un menu a tendina con tre valori. È possibile anche spuntare la casella Eredita dal padre? per fare in modo che CollectiveAccess assegni automaticamente la stessa visibilità della scheda di livello superiore.

49.visibilita

 

3.5 Visibilità delle immagini

Lo stesso concetto è applicabile alle immagini allegate alle schede. La loro visibilità delle immagini sul front-end può essere settata dal catalogatore prima di caricare l’immagine oppure può essere modificata dopo il caricamento dell’immagine.

Dalla schermata MEDIA, prima di selezionare il file da caricare, possiamo selezionare l’opzione “pubblicabile” dal menu a tendina alla voce Accesso, come nell’immagine sottostante. In questo modo l’immagine che caricheremo sarà immediatamente visibile agli utenti del front-end (a patto che sia visibile anche la scheda che la contiene).

50.aggiungiMedia

 

 

Diversamente, se volessimo modificare la visibilità di un’immagine già caricata, dovremmo pubblicarla cliccando sul link “Scheda descrittiva del media”, evidenziato di seguito, e andare a modificarne l’accessibilità dal menu a tendina del metadato Accesso.

94SchedaDesc

 

4. Sommario

Dopo avere compilato una scheda è possibile visionare un riassunto di tutti i campi compilati all’interno della schermata SOMMARIO.
Questa pagina viene governata dalle opzioni di visualizzazione personalizzabili alla pagina Gestisci ⇒ Viste.

Sarà quindi possibile selezionare la vista da utilizzare per il sommario della scheda, selezionando la vista desiderata dal menu a tendina posizionato sulla parte alta alla destra dello schermo.
Archiui contiene alcune viste pre-caricate che possono essere usate per personalizzare Sommari, Anteprima, Risultati di ricerca e Sommari Web per l’esposizione dei dati sul front-end di Archiui (ulteriori dettagli sono consultabili a questo paragrafo della guida).

56.Sommari

5. Salvataggio e visualizzazione della scheda in front-end

Cliccando sul tasto 33.salva andremo ad applicare le modifiche effettuate. Se la scheda salvata è stata impostata come “accessibile al pubblico”, dopo il salvataggio apparirà un link che ci consentirà di visualizzare la tessa scheda in front-end.